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De la gestion d'assemblée communale à l'e-conseil

Depuis 2005, la Ville de Bruxelles a recours à un workflow (littéralement flux de travail) pour gérer informatiquement les assemblées communales. Aujourd'hui, le Conseil communal se transforme en e-conseil avec accès de tous les conseillers munis de tablettes à l'ensemble des documents.

D'abord un outil de gestion

Concrètement, l'outil de gestion des assemblées permet à l'administration communale de créer des "fardes" (dossiers) numériques avec analyses, rapports, projets d'arrêté, annexes transmis au secrétariat des assemblées.

Après un parcours de validation, ces fardes sont transmises, pour chaque point, au cabinet de l'échevin compétent qui décidera la mise à l'ordre du jour ou non du point ou une éventuelle modification. Ces points suivent encore un parcours administratif justifié par exemple par des demandes d'avis (aspects financiers, contrôle). Une date est ensuite proposée pour le Collège.

Du papier au "paperless"

Si un point doit être traité au Conseil communal, non seulement, il devra être mis à l'ordre du jour mais chacun des conseillers (ils sont 49 soit 37 hors Collège) devra aussi recevoir l'ensemble des annexes soit plusieurs centaines de pages livrées par du personnel Ville.

Pour l'ensemble des 20 séances ordinaires, le coût est important en papier, en heures de personnel et en carburant:

  • le gain en papier devrait être de 100.000 pages par an à raison de 5.000 pages par séance
  • la suppression des trajets entraîne une diminution des kilomètres parcourus (3.000) par des véhicules communaux, et donc de carburant
  • les 2 chauffeurs et 2 auxiliaires qui assuraient les livraisons (soit 1.200 heures à cet effet) pourront être affectés à d'autres tâches.

Une phase de test

Depuis mai 2016, un e-Conseil est testé avec plusieurs conseillers communaux qui, à partir de leur PC ou d'une tablette fournie par la Ville, peuvent prendre connaissance de l'ensemble des documents mis en ligne. Alors que l'exercice n'était pas possible avec le papier, ils peuvent ici effectuer des recherches par conseil communal et même dans l'ensemble des conseils.

En septembre 2016, tous les conseillers communaux disposeront de ces tablettes. Cette numérisation du processus complet est en phase avec la volonté de la Ville de Bruxelles d'être une smart city.

GIAL

GIAL intervient dans la gestion informatique des assemblées depuis des années. GIAL s'est aussi chargé du marché public relatif aux tablettes et a particulièrement veillé à ce que l'outil soit pleinement fonctionnel (par exemple que les documents puissent être correctement lus et recherchés). GIAL propose aussi aux communes qui souhaiteraient passer le camp des e-assemblées d'acquérir le matériel via sa centrale d'achat et de marchés informatique.  

29/07/2016 - 08:30